Avrupa Birliği Baroları ve Hukuk Kuruluşları Konseyi (CCBE)
ELEKTRONİK İLETİŞİM VE INTERNET

 

Avrupa Birliği Avukatları için Öneriler
 
 
I. E-mail ve Internet sitesi içerikleri :


1. Veriler :
· Doğru ve güncel,
· Mesleki kurallara uygun olmalıdır (Bulunması gereken bilgiler genellikle, avukatlık ortaklığını adı, adresi ve ortaklık avukatlarının adı ya da bu bilgilerin nereden edinebileceğine dair beyan).


2. Online avukatlık hizmetinin niteliği :
· Sağlanan hukuki danışmanlığın niteliğini açıklayınız. Bu sayede yanlış anlaşılmalar ve avukatlar aleyhine doğru olmayan ya da yanlış nitelikte danışmanlık yapma gibi olası iddiaların önüne geçilebilir.


3. Üçüncü kişi ve sitelere bağlantılar ve referanslar :
· İlgili sitelerin mesleğe ve mesleki ilkelere ters ya da uyumsuz olmadığından emin olunmalıdır.


II. Avukat – müvekkil yazışması :


1 Kasıtlı şekilde gerçekleştirilen elektronik dinleme ve bilgisayar korsanlığı :
· Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları müvekkillerin rızası olmadan tüzel ya da bireysel nitelikli gizli bilgilere, şifrelenmemiş elektronik posta içeriklerinde yer vermemelidir.
· Özel kriptografik anahtarlar avukat/avukatlık ortaklığı kontrolü altında tutulmalıdır.


2. Kasıtlı olmadan özel bilgiye erişim :
· Gizliliğe dair uyarı ifadeleri kullanınız.


3. Virüsler ve zararlı yazılımlar :
· Güvenlik stratejisi ve temel güvenlik prosedürleri geliştiriniz.

III. Kişisel verilerin korunması: veri koruma mevzuatı :
· Elektronik posta yazışmalarındaki gönderme, alma ve saklama, veri koruma mevzuatına göre ele alınması gereken kişisel bilgi işlemleri kapsamında olabilir.
· Yazılarda veri koruma uyarısına yer veriniz.


IV. Telif hakkının korunması :
· Telif hakkının korunmasını sağlayınız ve bu konuda yazılarda uyarı ibaresi kullanınız.

V. En iyi uygulama :
· İnternette online durumdaki müvekkilin kimliğinden emin olunuz.
· Müvekkile zamanında cevap veriniz.
· Elektronik yazışma kayıtları tutunuz.
· Kullanıcı mahremiyetini sağlayınız ve elektronik yazışma standartlarını izleyiniz.
· Online vukuu bulabilecek sınır-ötesi anlaşmazlıklar bağlamında mesleki kurallara uyunuz.








EK: ELEKTRONİK İLETİŞİM VE INTERNET
Avukatlar İçin Ayrıntılı Öneriler
CCBE



ÖNSÖZ
1. Hukuki hizmetlerin internet, elektronik posta ya da yeni herhangi bir diğer teknoloji vasıtasıyla sağlanması, avukatlara hizmet kalitesini artırma ve müvekkillerine bu hizmetlerin ulaştırılmasındaki hızı yükseltme fırsatı tanımaktadır. Ne var ki elektronik hizmetler uygun bir yol gösterici rehber olmadan avukatlık ortağı ya da avukatın sorumlu tutulabileceği ciddi kayıplara yol açabilmektedir.


2. Bir iletişim aracı olarak e-posta kullanımı kolay bir yol olmakla birlikte bir çok kullanıcı e-postayı yazılı bir iletişim aracı olmaktan çok sanki sözlü olarak yürütülen bir araç olarak görmektedir. Bu nedenle bazı posta içerikleri istenmeyen kişilerce okunduğunda küçük düşürücü ya da saldırgan nitelikli olarak değerlendirilebilmektedir. Bu durumda hem bu postayı gönderen avukat hem de avukatlık ortaklığı sorumlu tutulabilmektedir.


3. İnternet siteleri (ya da web siteler) reklam aracı olmasının yanında hukuki görüş ve bilgilerin iletimi için de günden güne daha çok kullanılmaktadır. Bir çok avukat hukuki hizmetlerin internet vasıtasıyla sağlanmasıyla daha geniş bir müşteri tabanına ulaşma, genel giderleri düşürme (avukat bu durumda bir büroya ihtiyaç duymamaktadır) esnek çalışma saatlerine sahip olma ve dava-yönetim yazılımları gibi internet araçlarının yüklenmesi ile dava takip prosedürlerini daha etkin hale getirme fırsatı tanınmakta olduğunu düşünmektedir. Ancak internet, avukatlar için açık bir tehlike de olabilmektedir. Müvekkil ile yüz yüze görüşme olanağı olmaması avukat için, davanın değerlendirilmesini ve eksiksiz hukuki danışma hizmeti sağlamayı daha zor hale getirebilmektedir. Online durumdaki bir kişi, başka birinin kimliğini kullanabilmekte (örneğin vasiyet için) ya da herhangi biri kendini avukat olarak gösterebilmektedir.


4. Bir yandan internet teknolojisinden yararlanırken tehlikelerini de en aza indirmeye çalışan avukatlık ortaklıkları, hukuksal mesleki standartların ve en iyi uygulamanın elektronik ortama nasıl taşınabileceğini göz önünde bulundurma ihtiyacında olmaktadır. CCBE bunun gerçekleştirilmesi için en iyi yolun bir internet ve elektronik posta politikası oluşturmak olduğuna inanmaktadır.


5. Hukuk derneklerinin, baroların ve avukatların/avukatlık ortaklıklarının kendi politikalarını meydana getirmesine katkıda bulunmak için CCBE bir internet ve e-posta politikası modeli ortaya koymuştur. Bu model ülkelerin kendi mesleki kurallarına ve şirketlerin kendi şartlarına göre uyarlanabilir. Bu modelin, uyarlanmasının hemen ardından avukatlara/avukatlık ortaklıklarına dağıtılması önerilmektedir.
I. Yer Verilecek Bilgiler :

Elektronik ortamda ya da yazılı bir belge aracılığıyla tavsiye veya bilgi verme durumunda bir avukat/avukatlık ortaklığı doğru olmayan ya da yanlış yönlendirici bilgi vermekten dolayı sorumluluk altına girebilir. Bu nedenle söz konusu bilginin doğru, güncellenmiş ve mesleki kurallara uygun olduğunun kontrolüne özen gösterilmelidir.

1. Mesleki Kurallara Uygunluk


İlkeler:

Avukat yazışmalarında gerekli olan bilgiler ülkeden ülkeye değişebilmektedir. Genellikle tüm mesleki kurallar, bir müvekkilin avukat/avukatlık ortaklığı kimliğini doğrulamasına ve aleyhine dava dilekçesi vermesine olanak tanıyacak kadar temel bilgilerin olmasını gerekli kılar. Sonrasında şunlar yer alır: Avukatın/Avukatlık ortaklığının ismi, adresi, ortakları ya da tüm bu bilgilerin nereden edinebileceğine dair bir beyanı içermelidir.


Öneriler:

İnternet sitelerinde, avukatlara/avukatlık ortaklıklarına ana sayfada kolayca görülebilecek şekilde bilgiye yer vermesi tavsiye edilir.
Elektronik posta yazışmalarında, avukatlar/avukatlık ortaklıkları, aşağıda açıklandığı üzere belge şablonları oluşturma yoluna gidebilir. e-posta yazılımlarıyla kullanıcılara yazışmalarda kullanacakları bilgilerin iletilere eklenmesini sağlayacak bir veya birkaç belge şablonu oluşturulabilir.
Avukatlık ortaklıklarına; çalışanlarına kişisel e-posta gönderme izni vermesi durumunda, çalışanların gönderdikleri kişisel e-posta iletilerinin avukatlık ortaklığı tarafından değil sadece kendileri tarafından gönderildiğini açıklayan başka bir şablona yazmalarını ya da kişisel iletişimlerinde farklı bir imza kullanmalarını zorunlu kılmaları önerilmektedir.
Avukatlık ortaklıkları çalışanlarına, posta grupları yoluyla gerçekleştirilen halka açık tartışmalarda e-posta ile katılma izni veriyorlarsa bu mesajlarda gizlilik ya da mahremiyet uyarılarına yer verilmesi doğal olarak uygun olmamaktadır ve bu ifadeler iletinin etkisini azaltabilmektedir. Avukatlık ortaklıkları, bu gibi amaçlarla atılan postalar için özel bir şablon kullanılmasını değerlendirebilir.

2. İnternet yoluyla verilen hukuki hizmet niteliğinin netleştirilmesi


İlkeler:

Çoğunlukla, bir avukat/avukatlık ortaklığı ile web sitesi ya da elektronik postayla iletişim kuran kişilerin bir çoğu çok az hukuki bilgiye sahip olan ya da hiç sahip olmayan kişilerdir. Müvekkilin yanlış yönlendirilmemesi için avukatın sağladığı hizmetin ne zaman hukuki bilgi ne zaman hukuki bir tavsiye oluşturduğunu net olarak açıklaması bir zorunluluk haline gelmektedir.
Genel olarak, “bilgi” hukuki hizmet talebinde bulunan kişiye göre değişmeyen ve sabit bir materyaldir. Diğer yandan söz konusu materyal hizmet talebindeki kişiye göre değişiyorsa bu hizmet “tavsiye” * olarak tanımlanır.


* Örneğin Fransa’daki vergi oranı sorgulanıyorsa hukuki bilgi, ama kişinin kendisinin şahsi olarak vergi durumu (yükümlülüğü) soruluyorsa hukuki görüş olacaktır

Öneriler:

E-posta ile yapılan yazışmalarda avukatın, içeriğin ne zaman bir bilgi ne zaman hukuki bir tavsiye olduğunu net bir şekilde belirtmesi gerekecektir. E-posta yazışmasının bağlamı hizmet niteliğinin belirlenmesinde yardımcı olabilmektedir.
İnternet siteleri için, avukatların/avukatlık ortaklıklarının website ana sayfalarında site ile verilen hizmetlerin sadece bilgilendirme amaçlı olduğunu belirtmeleri önerilmektedir. Avukatların/Avukatlık ortaklıklarının en ufak bir iletişim kurmadan hukuki danışmanlık hizmeti sağlaması imkansızdır; bunun içindir ki bir çok sitede hukuki danışmanlığın sadece bir avukat tarafından ve sitenin e-posta bağlantısı kullanılmak suretiyle alınabileceği belirtilmektedir. Aşağıda bir yasal uyarı örneği bulunmaktadır.


Internet siteleri için örnek bir yasal uyarı:


“Bu sitenin içeriği sadece genel bilgi verme amaçlıdır ve hiçbir profesyonel tavsiye (hukuki ve diğer konularda) oluşturmaz ya da bu şekilde kullanılamaz Bu sitede yer verilen içeriğe dayalı olarak vukuu bulacak davalar için sorumluluk kabul edilmez”.

3. Üçüncü kişilere ve sitelere verilen bağlantı ve referanslar

Bir sitenin bağlantı (link) ve referanslara yer vermesi durumunda, söz konusu sitenin kullanıcısı, bağlantısı (linki) verilen sitelerin sağladığı hizmet ve bilgilerin onaylandığı kanısına sahip olabilmektedir. Bu sitelerin mesleğe ve mesleki ilkelere ters ya da uyumsuz olmadığından emin olunmalıdır. (örneğin bir avukatın/avukatlık ortağının web sitesi bir sigorta şirketine ait bir reklam ya da bağlantı verirse şirket bağımsızlığının şüpheli olduğu izlenimi ortaya çıkabilir.)


II. Avukat – müvekkil yazışmalarının korunması :

Profesyonel avukat – müvekkil yazışmaları gizlidir. İstenmeyen kişilerin yazışmalara erişiminin engellenmesi için CCBE aşağıdakilerin yapılmasını önermektedir:

1. Kasıtlı olarak gerçekleştirilen elektronik dinleme ve bilgisayar korsanlığı

Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları müvekkillerin rızası olmadan tüzel ya da bireysel nitelikli gizli bilgilere şifrelenmemiş elektronik posta içeriklerinde yer vermemelidir. Bireysel nitelikteki müvekkiller için avukatlar tarafından müvekkillerinin yukarıda açıklanan riskleri şifahen ya da e-posta ile kabul etmelerinin sağlanması önerilmektedir.


Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları,

(a) gelen şifreli e-postanın alınmasını (ve otomatik olarak şifresinin çözülmesini) sağlayan olanakları sağlayıcı ve


(b) otomatik olarak benzer sistemleri kullanan alıcılara giden tüm e-postaları otomatik olarak şifreleyen sistemleri kullanmalıdır.


Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları şifrelemeye ait anahtarları kendi kontrollerinde ve emniyetli bir şekilde muhafaza etmeli, anahtarları hizmet sağlayıcılarda bulunan şifreli iletişim bağlantılarına güvenmemelidirler.
Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları etkin şifreleme olanağına sahip yazılımların rahatlıkla elde edilebileceğinin ve bu yazılımların ticari olmayan kullanımlar için ücretsiz olduğunun bilincinde olmalıdır. Bu şekilde müvekkillerin hizmet kullanma isteği artabilmektedir.


2. Kasıtlı olmayan erişimden korunma

Bir çok avukat/avukatlık ortağı, gönderdiği faksların üzerine yanlışlıkla başka kişilere ulaşma riskine karşı gizlilik ifadeleri koymaktadır. Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları aynı gizlilik ibarelerini e-postalar için de kullanmayı değerlendirmelidirler.


Otomatik gizlilik uyarıları

Otomatik gizlilik uyarıları istenmeyen alıcılar üzerinde yasal bir bağlayıcılık getirmekten uzak olsa da, alıcıların çoğunun bu uyarıları önemsemesi beklenmekte, bu nedenle söz konusu uyarılar herhangi bir kayba yol açacak yanlışlıkların önlenmesine katkıda bulunmaktadırlar.


Aşağıdaki örneğin benimsenmesi önerilmektedir:

Bu iletideki bilgiler gizlidir ve sadece iletinin gönderildiği kişiye yazılmıştır. Eğer iletinin gönderildiği kişi değilseniz lütfen göndericiyi uyarınız ve iletiyi sisteminizden hemen siliniz.

Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları, bu örnek uyarı mesajını e-posta yazışmalarında şablon ya da imza ifadesi aracılığıyla ekleyebilir.
Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları böyle bir mesajı e-posta ifadelerine eklemeyi gereksiz bir yük ya da uyarının önemini azaltan bir unsur olarak görebilir. Ne var ki, avukatların tüm e-postalara bu uyarıyı eklemesi önerilmektedir.
Yasal olarak avukat – müvekkil arasında gizli nitelikte olan yazışmaların iletilerin başkalarına gönderilmesiyle gizliliğini kaybedeceği akılda bulundurulmalıdır (örneğin ileti yanlışlıkla e-posta listesindeki başka bir kişiye yollandığında).

 

. Virüs ve kötü niyetli yazılımlardan korunma

Elektronik posta yazılımıyla avukatın/avukatlık ortaklığının internet sitesini ve tüm ağ kurulumunu etkileyecek şekilde virus bulaşması muhtemeldir. Bunun ötesinde, söz konusu virüs ya da yazılımlar gizli bilgileri yayabilir ya da bu bilgilere erişimi olanaklı hale getirebilir.
Avukatların/Avukatlık ortaklıklarının bu gibi risklere karşı bir güvenlik stratejisine sahip olması ve güncel teknik uyarılar kullanması teşvik edilmelidir. Avukatlardan/Avukatlık ortaklıklarından ayrıca, kullanıcıların güvenlik prosedürlerine dikkat etmelerini sağlamaları da beklenmelidir.

Bazı temel güvenlik prosedürleri şunlardır:
(a) Anti-virüs yazılımının kullanılması
(b) Gönderilen tüm e-postaların alıcıya ulaşır ulaşmaz eklentileri otomatik olarak açılmayacak şekilde ayarlanması. Böylece virüslerin otomatik olarak diğer sistemlere taşınması önlenmiş olacaktır.
(c) Avukat/Avukatlık ortaklığı bilgisayar ağının dışardan izinsiz erişim ve virüslere karşı yeteri kadar korunmasının sağlanması..


Eğer söz konusu avukat/avukatlık ortaklığı internete açık bir hat ile sürekli bağlıysa sistemlerinin korunduğundan emin olmak için bu avukatlara/avukat ortaklıklarına güvenlik duvarı kurmaları önerilmektedir.


Eğer avukatın/avukatlık ortaklığının çevirmeli ağ bağlantısı varsa güvenlik duvarı kurması tavsiye edilmektedir. Bunun için masraf fazla olursa en azından ağa bağlı bilgisayarların internet bağlantısı olan sistemlerden ayrılması önerilmektedir. Böylece internetten gelecek bir virüsün avukatın/avukatlık ortaklığının tüm ağını etkilemesinin önüne geçilmiş olacaktır.


(d) Ağ ve bilgisayar bakımı başka bir firmaya yaptırılıyorsa aşağıdakilerin yerine getirilmesi önerilir:

- bakım işinde çalışacak olan personel için güvenlik soruşturması yapılması,
- yapılan işin yeterli bir denetime tabi olması,
- gizli belgeler için alınacak önlemler konusunda mutabakat olması.

III. Kişisel verilerin korunması: Veri Koruma Mevzuatı :

Elektronik posta yazışmalarındaki gönderme, alma ve saklama, veri koruma mevzuatına göre ele alınması gereken kişisel bilgi işlemleri kapsamında olabilmektedir. Bu işlemler arasında kişisel veriye konu olan şahsı, neden verilerinin kullanıldığı, bu verilerin kime gönderileceği konusunda bilgilendirme ve bazı durumlarda önceden müvekkil rızasını alma zorunluluğu da bulanabilmektedir. Müvekkile kullanılan bilginin bir nüshası da iletilebilir.


Avukatlar en azından aşağıdaki şu ifadeye web site ve e-postalarında yer vermelidir:


“Sitemiz aracılığıyla iletilen kişisel veriler sizinle gerçekleştirilecek iletişimde kullanılmak üzere veri tabanlarımıza kaydedilmektedir…”


IV. Telif hakkının korunması :

Bir avukat e-postayla gönderilen bir dosyayı indirmeden önce herhangi bir telif hakkını ihlal etmediğinden emin olmalıdır.


Telif hakkına dair uyarı örneği:


“Bu site içeriği telif hakkıyla korunmaktadır [© avukat/ortaklık ismi]. Aşağıdaki amaçlar dışında belirli bir kısmı ya da tamamı kopyalanamaz:


i) Kişisel kullanım
ii) Bu site içeriğinin belirli bir kısmı ya da tamamı sadece kişisel kullanım söz konusu ise kopya edilebilir…


iii) Diğer amaçlar;
Aşağıdaki şartların tümünün karşılanması şartıyla bu site içeriğinin bir kısmı ya da tamamı üçüncü şahısların yararı için kopya edilebilir:


a) Kopyalanan bilgilerde bu site kaynak olarak gösteriliyor, tam adresi ve telif hakkı bilgileri veriliyorsa,


b) Kopyalanan kısımda bilgilerin üçüncü taraflarca uyulması gereken telif haklarınca korunduğu belirtiliyorsa,


c) Kopyanın bir kısmı ya da tamamı başka bir metin ve yayıma her ne şekilde olursa olsun önceden izin alınmadan konmamalıdır,


d) Kopyanın bir kısmı ya da tamamı diğer bir web sitesi ya da başka herhangi elektronik bir sistemde önceden izin almadan saklanmamalıdır,


e) Kopyanın bir kısmı ya da tamamı önceden izin alınmadan ticari amaçlarla dağıtılmamalıdır…


Bu sitenin hiç bir bölümü diğer bir web sitesine ya da diğer herhangi bir elektronik sistem ortamına önceden izin alınmadan kopyalanamaz, gönderilemez ya da buralarda depolanamaz.”

V. En iyi uygulama ilkeleri :

Avukatların/Avukat ortaklıklarının e-posta yoluyla profesyonel taahhüt alma ya da verme konusunda tereddüt etmelerine yol açacak bir neden olmamakla birlikte bu yolla herhangi bir taahhüt aldıklarında ihtiyatlı olma yoluna gidebilmektedirler.
Uygulamada içerik şüpheye mahal bırakmasa da bir e-postanın şekline bakılarak belirtilen kişiden gelip gelmediğini anlamak gerçekten zordur.
Zamanla dijital imzalar ve biyometri, e-postanın gerçekliğinin sorgulanmasında daha iyi kanıt olacak, yazışmalarda şifrelemenin yaygın olarak benimsenmesiyle sahihlik konusunda daha büyük bir ilerleme sağlanacaktır..
Diğer yandan, kendilerine e-posta yoluyla profesyonel taahhüt verilen avukatlar/avukatlık ortaklıklarının postadaki içeriğin sahihliğe dair makul bir güven verdiğinden ve/ya telefon ya da faksla aramak suretiyle iletinin belirtilen kişiden geldiğinden emin olmaları önerilmektedir.


E-posta: Alıcıya ulaştığına dair otomatik teyid:
Avukatlara/Avukatlık ortaklıklarına otomatik e-posta alım teyit özelliğini kullanmamaları konusunda dikkat etmeleri önerilmektedir. Avukat için ancak danışma/bilgi talebi tam olarak anlaşıldıktan sonra teyit bildirimi göndermek çok önemlidir. Avukat müvekkilden daha fazla bilgi isteme ve hukuki görüşün iletileceği zaman çerçevesinde mutabakata varma durumunda olabilmektedir.


Müvekkilin tanınması
Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları e-posta ya da web site aracılığıyla talimat alabilir ancak bu durumda geleneksel avukat-müvekkil iletişimindeki (yazışma ve yüz yüze görüşme) benzer kontrol ve sorgulamaları uygulamalıdırlar.
İnternetteki isimsiz iletişim olanağı sahtekarlara ve kara para aklayıcılara çekici gelmektedir. Bu nedenle avukatlar/avukatlık ortaklıkları bu alandaki yükümlülükleri konusunda dikkatli olmalıdır.
Vasiyetname düzenleme gibi bazı uygulama alanları, uzaktan yapıldıklarında bazı özel riskleri gündeme getirmektedir (örneğin başkasının kimliğine bürünme ya da nüfuzun kötüye kullanılması). E-posta iletişimine, bu riskleri artırması nedeniyle özen gösterilmelidir .

Zamanında Yanıt Verme

İlkeler:
Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları gelen mektup, faks ve telefonları, esas alıcılarının olmadığı durumlarda nasıl bir uygulamayla yöneteceğini bilmektedir (ya da bilmek durumundadır).
E-postalar, avukatlarca/avukat ortaklıkları mensuplarınca fark edilmemeleri durumunda yeni bazı sorunlara neden olmaktadır. E-postaların zamanında ve düzgün bir şekilde yanıtlanmasının sağlanması için avukatların/avukatlık ortaklıklarının etkin teknik ve uygulamaya dayalı düzenlemeler yapmaları tavsiye edilmektedir.


Öneriler:
Avukatların bir ya da daha fazla gün ofis dışında olmaları durumunda otomatik ofis-dışı cevaplama uygulamasına gitmeleri önerilmektedir.
Ayrıca avukatlarına/avukatlık ortaklıklarına, mensuplarından biri ofiste olmadığında gelen posta ve faksların idaresinde olduğu gibi e-postalar için de ilgili kişi dışarıda olduğunda aynı düzenlemelerin kullanılması önerilmektedir. Kısıtlı sayıda çalışan (örneğin bir sekreter ya da meslektaş) o anda ofiste olmayan kişinin e-posta gelen kutusuna erişim hakkına sahip olmalı, mesaj içeriklerini düzenli olarak kontrol etmeli böylece acil isteklerle hemen ilgilenilmelidir.
Ofis dışındayken gelen her e-postaya otomatik olarak cevap verilmesi, özellikle e-posta gruplarına üye olan ancak tatilde bulunan bir avukat olduğunda hem sinir bozucu olabilmekte hem de avukat/avukat ortaklığı için prestij kaybına yol açabilmektedir. Bundan kaçınmak için avukatlara/avukatlık ortaklıklarına eğer mümkünse otomatik cevaplamanın her alıcıya sadece bir kez yapılmasını sağlayan bir düzenleme yapması tavsiye edilmektedir.


Kayıtlar
Giden postaların ve telefon görüşmelerini kaydı için kağıt dosyalar kullanılmaktadır; buna benzer şekilde gönderilen e-posta mesajlarının da (hukuki nitelikte olmayanlar hariç) dosyalarda tutulması gerekmektedir. Gerçek elektronik ofis anlayışı benimsendiğinde bu görüş değişecek olsa da bu işler için kağıt dosyaların kullanılması önerilmektedir.
Avukatlar, bir e-postanın silinse dahi tekrar geri alınıp erişilebileceğinin bilincinde olmalıdır. Anlaşmazlık durumunda silinmiş e-postalar bile ifşaya tabi olabilmektedir.


Kullanıcı mahremiyeti


İlkeler:

Avukatlar/Avukatlık ortaklıkları, mesleki standartlarının karşılandığından emin olmak amacıyla ücretli ve diğer çalışanlarının yazışma ve iletişim faaliyetlerini izleme ihtiyacı duyarlar. Eğer hukuki görüş ve tavsiyeler e-posta yoluyla veriliyorsa avukatlar/avukatlık ortaklıkları söz konusu görüşün yerinde olup olmadığını kontrol etmek isteyecektir.
Doğal olarak bu ancak kağıt üzerindeki belgelere bakılarak yapılabilir ancak büro çalışanlarının gelen ve giden iletişim faaliyetlerini kontrol etmek istediklerinde davalar vukuu bulabilmektedir.
Ofis sisteminin şahsi iletişimi için kullanılmasına izin verildiği durumlarda bahsi geçen kontrol çalışanların mahremiyetine müdahale anlamına gelebilmektedir. Belirli yargı çevrelerinde bu tür kontroller yasa dışı kabul edilmektedir.


E-posta kullanan avukatlara öneriler:

Eğer çalışanlara ofis sistemi üzerinden şahsi e-posta gönderme izni veriliyorsa bu nitelikteki mesajların diğerlerinden izleme amacıyla ayrı tutulması, uygulama açısından imkansızdır.
Ofis hizmet şartlarında çalışanların bu tür bir izlemeye rızaları bulunmalı ve bu olasılığın gerçekleşebileceği net olarak açıklanmalıdır.


Sınır ötesi internet hizmeti: mesleki kurallar

Avukatın hizmetlerini e-posta aracılığıyla vermesi durumunda avukat-müvekkil arasındaki ilişkinin tabi olacağı kurallar aşağıda verilen örnek durumda olduğu gibi avukatın ikamet ettiği yere göre değişecektir:


■ İrlandalı bir avukat Hollanda’da bulunduğu bir sırada Belçika’da bulunan bir müvekkile e-posta yoluyla hukuki danışmanlık hizmeti vermiştir.
■ Avukat – müvekkil ilişkisi Elektronik Ticaret Yönergesinde belirtildiği üzere Hollanda’daki mesleki kuralların hükmü altındadır.
Eğer bir avukat e-posta ile Avrupa Birliği dışındaki bir ülkede ikamet eden bir müvekkile hizmet veriyorsa, her iki tarafın da aralarındaki ilişkide geçerli olacak kurallar üzerinde mutabakata varmaları tavsiye edilmektedir.

Özellikle elektronik ticaret olmak üzere Yerel Pazardaki Bilgi Toplumu hizmetlerinin belirli yasal boyutları üzerine Avrupa Parlamentosu ve Avrupa Konseyi Yönergesi (“Elektronik Ticaret Yönergesi”). Yönerge Mayıs 2000’de onaylanmıştır.

 

Avrupa Birliği Avukatları için Öneriler

Electronic communication and the internet – guidance for lawyers

( http://www.ccbe.org/doc/En/ccbe_guidelines_ecommunication_internet_en.pdf )

Tercüme: Av.Feyz Pazarbaşı - Av.Dilek Kuzulu Yüksel - Başak Şahin