Kamu ihalelerinde teklif mektubunda þartnamede öngörülmeyen bir belgenin fazladan bulunmasý

Merhabalar hukuki.net'in deðerli üyeleri.
4734 Sayýlý Kamu ihale Kanununda öngörülmemiþ bir hususun uygulamadaki hukuki sonuçlarý hakkýnda deðerli fikirlerinizi almak amacýyla bu baþlýk açýlmýþtýr.
Kamu ihalelerinde isteklilerin teklif mektuplarýný oluþtururken, þartnamede öngörülen belgelerin tamamýnýn teklif zarflarýnda yer almamasý durumunda söz konusu teklifin akýbetinin ne olacaðý 4734 sayýlý kanunda çeþitli maddelerde vurgulanmýþtýr.
Fakat gördüðüm kadarýyla ne kanunda ne de diðer normlarda, idarece ilan edilen ihaleye iliþkin þartnamede hazýr edilmesi istenen belgelerin hepsinin, isteklinin sunacaðý teklif zarfýnda bulunuyor olmasý ile birlikte, bu belgelere ilaveten, þartnamede öngörülmeyen baþkaca bir belgenin de teklif zarfýna konulmuþ olmasý durumunda uygulanacak yöntem yer almamaktadýr.
Þimdi sorunu bir pratik çalýþma þeklinde ele alalým:
Ýstekli (A) tüzelkiþisi, ilgili ihaleye, öngörülen tüm belgeleri ihtiva eden teklif mektubuyla katýlmýþ, fakat þartnamede istenmeyen "alt yüklenici çalýþtýrmayacaðýna iliþkin taahhütünü içeren bir belgeyi" teklif zarfýna eklemiþtir. Netice de idare aptýðý deðerlendirme sonucu ihalenin (A)'ya býrakýlmasýna karar vermiþ, fakat ihaleye iþtirak eden bir diðer firma olan (B), adeta "burasý Türkiye" diyerek hiçbir þekilde ulaþamayacaðý teklif zarfýna ulaþarak (A)'nýn bu fazla belgesini bizzat tesbit etmiþtir.
Sonuç olarak (B) firmasý:
1. Þartnamede yer almayan bir belgenin teklif mektubuna konmasýnýn kanuna aykýrý oldugunu ve bu nedenle (A)'nýn ihaleden elenerek ihalenin ikinci en düþük teklifi veren firmaya býrakýlmasý gerektiðini düþünmektedir.
2. Söz konusu belgede yer alan hususu, kendi teklifini oluþtuurken gözönünde bulundursaydý daha düþük bir teklifle ihaleye katýlacaðýný iddia etmektedir.
(B) bu gerekçelerle öncelikle idareye þikayet yoluna gitmeyi, netice alamamasý durumunda ise Kamu Ýhale Kurumu'na itirazen þikayet baþvurusunda bulunmayý düþünmektedir.
Yukarýda açýklanan böylesi bir durumda:
1. (A)'nýn þartnamede istenmeyen bir belgeyi idareye sunmuþ olmasý ihale sürecindeki akýbetini nasýl etkileyecektir?
2. (B) iddialarýnda haklý mýdýr? idareye ve kuruma yapacaðý baþvurular her iki iddiasý açýsýndan ayrý ayrý nasýl deðerlendirilecektir?
Deðerli görüþleri paylaþacak olan üyelere þimdiden teþekkür ederim.

Alt yükleniciler

Madde 15 - Ýhale konusu iþin özelliði nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde, ihale aþamasýnda isteklilerden alt yüklenicilere yaptýrmayý düþündükleri iþleri belirtmeleri, sözleþme imzalamadan önce de alt yüklenicilerin listesini idarenin onayýna sunmalarý istenebilir. Ancak bu durumda, alt yüklenicilerin yaptýklarý iþlerle ilgili sorumluluðu yüklenicinin sorumluluðunu ortadan kaldýrmaz.

Bu maddeye göre A firmasýnýn teklifine fazladan eklediði belge, büsbütün gereksiz bir belge deðildir.

Öte yandan, þartnamede yer almamasý nedeniyle, tekliflerin deðerlendirilmesinde, bir deðer atfedilemeyeceði/atfedilmediði de açýk olduðuna göre, B firmasýnýn itirazýnýn yerinde olmadýðý düþünülebilir.

Ayrýca, teklif mektubuna istenenden fazla belgeler konulduðunda ne yapýlacaðý yönünde bir hüküm bulunmamasý yasanýn eksikliðidir.

Sayýn kantaroncu,
deðerli görüþlerinizi paylaþtýðýnýz için teþekkür ederim.
15. maddede bahsedilen alt yüklenici listesinin idareye bildirilmesi hususu ihale sonlandýrýlýp sözleþme aþamasýna geçildiði safhada ihalenin býrakýldýðý kiþiye ait bir yükümlülüktür. Yani bu husus teklif mektubunda belirtilmeyecektir. Teklif mektubunda sadece alt yüklenicilere yaptýrmayý düþündükleri iþ kalemlerini listelemek yeterli olacaktýr.
Öte yandan bir isteklinin teklif mektubuna fazladan belge koymuþ olmasý durumunda yasal düzenleme olmadýðý gibi, ihale komisyonunca bu belgeye yada ilgili istekliye nasýl yaklaþacaðý da belli deðildir. Komisyon söz konusu belgenin içeriðinin teklif tutarýna etkisini inceleyip, diðer isteklilerin tekliflerini hazýrlamalarýnda bu belge içeriðinin haksýz rekabet oluþturup oluþturmadýðýna iliþkin görüþü neticesinde, belgeyi zarftan alarak yýrtýp atacak mýdýr? yada firmayý bu belgeden ötürü eleyecek midir? Bu fazla belgeye iliþkin zabýt mý tutacaktýr? belgeyi görmek birlikte yok mu sayacaktýr? netice olarak fazladan eklenen belgenin gerekliliði ya da gereksizliðinin etkisi ne olacaktýr?
Bu hususlarda gerek normlarda gerekse Kamu Ýhale Kurumu'nun yaklaþýmýnda hiçbir hüküm ve teamülün bulunmayýþýnýn,
kamu alýmlarýnda (bilhassa hizmet alýmý ihalelerindeki düþük teklif sorgulamasý kurumunun -olmayan- kriterleri de düþünüldüðünde) mevzuatýmýzýn, çaðýn ticari gereklerinin neresine düþtüðünü gözler önüne sermesi açýsýndan çok
düþündürücü bir tablo teþkil ettiði açýktýr.
Ýlgilenen ve görüþlerini paylaþan tüm kullanýcýlara teþekkür ederim.

Kanaatim öncelikle komisyonun bu belgeyi tutanakla tespit etmesidir. Ancak þarnamede istenmeyen belgelerde var diye ilgilinin deðerlendirme dýþý býrakýlmasýnýn doðru olmayacaðýný düþünüyorum. Sadece bu fazlalýk tutanakla belgelendirilecek ancak deðerlendirme sýrasýnda bu belge göz ardý edilecektir.

Bu güne kadar çok sayýda ihaleye iþtirak ettim.Bahsettiðiniz belge olmadýðý için eleneni gördüm ama fazladan belge koyduðu için eleneni ilk kez sizden duyuyorum.Þahsi fikrim bu durumun bir eleme sebebi olmamasý yönündedir.

Sayýn okur123,
kanaatinize katýlýyorum fakat dikkat çekmek istediðim nokta bu gibi bir durumda komisyonun görevinin önceden belirlenmemiþ olasý. Komisyona fazla belgeyi zapta geçirme v.b. hiçbir görev yüklenmemiþ.
Sayýn þukufe, bahis konusu ihale þartnamesinde bu belgenin teklif zarfýna eklenmesi istenmemiþ ve B firmasý da bu nedenle eklememiþ. Elbette istenmiþ olmasýna raðmen eklenmemesi elenme sebebi olacaktýr ve eksik belge nedeniyle birkaç ihaleden bizzat elendiðim vâkidir.
Son beþ yýldýr aðýrlýkla devlet ihalelerine girerek ticari hayatýmý sürdüren bir hukuk fakültesi öðrencisi olarak, yakýn geçmiþte katýldýðým bir ihalede yaþadýðým hususla alakalý geliþtirdiðim faraziyelerden oluþturdugum bu sorunda esasen dikkat çekmek istediðim nokta, kamu alýmlarýnda idarenin görev ve yetkilerini düzenleyen mevzuatýn yetersizliði ve boþluklarla dolu olduðu ve komisyonlarýn da genelde bilgi donanýmý açýsýndan yetersiz olduguydu.
Bir istekli fazla belgeler veriyor, komisyonun önündeki tüm zarflarda mesela 20 belge varken birinde 23 belge var, fakat ne bir tutanak ne de baþka birþey... Çünkü nasýl davranmasý gerektiðini komisyonda bilmiyor. (bu arada evet fazla belgeyi biz koyduk ve ihalede bizde kaldý:))
Öbür yanda rakip firma sonradan gidip teklif mektuplarýný inceleyebiliyor ve fazla belge oldugunu görerek bunu idareye þikayet konusu yapabiliyor. Ve idare nereden biliyorsunuz rakibinizin teklif mektubunun içerigini diyemiyor çünkü bunu demesi gerektiðini bilmiyor.
Kamu alýmlarý gibi gerçekten býçak sýrtý bir alanda bu denli boþluklar ve yetersizlikler olmasý fazlasýyla üzücü bir durum.
Konuya iliþkin fikirlerini sunan üyelere teþekkür ederim.

Ýdari þartnamede, alt yükleniciler ile ilgili 2 durum ortaya çýkabilir. 1- Alt yüklenici çalýþtýrýlamaz. (Bir belge konmasýna gerek yoktur,alt yüklenici çalýþtýrmayacagýz diye bir belge koysa bile,fazla belge koydun diye elenemez, ihalede sadece eksik belgeden elenir.) 2- ALt yüklenici çalýþtýrýlabilir,(bu durumda istekli alt yüklenici çalýþtýrmayý düþündüðü iþlerin listesini teklif ekinde sunar)

Her iki durumda da, isteklinin "alt yüklenici çalýþtýrmayacaðýmý taahhüt ederim" þeklinde bir belge koymasý elenme sebebi olamaz.