Avukatların Yapmış Olduğu 10 Teknoloji Hatası
Artık neredeyse her avukatın cebinde bir akıllı telefon, çantasında bir tablet bilgisayar ve ofisinde laptop yer alıyor. Ve avukatlar neredeyse tüm işlerini bu cihazlar üzerinden gerçekleştiriyor. Ancak eksik veya hatalı yapılan işlemlerden dolayı, bir çok bilgi kaybı ve hırsızlığı yaşanmakta. Avukatların en çok yapmış olduğu 10 teknoloji hatasını ne şekilde önleyebileceklerine dair detaylı bilgileri sizler için derledik.
1. KCKG Politikasının Uygulanmaması
KCKG (Kendi Cihazını Kendin Getir), önüne geçilmesi çok kolay bir uygulama değil. Ancak kontrol altına rahatlıkla alınabilinir. Çalışanlarınızın büyük bir kısmı akıllı telefon sahibi ve bu akıllı telefonlar ile bir çok işlemi yapabilmekteler. Veri taşıma, kopyalama, çoğaltma ve yayma gibi özel bilgi ve sırlarınızı açığa çıkartabilecek seviyede cihazlara sahipler. İş ortamında kışılerin özel cihazlarını getirmemelerini ve iş ortamında kulllanmamalarını istemek çok etik bir davranış değil ve çalışanlarınızın performanslarını olumsuz yönde etkileyecek bir davranış olarak nitelendirilebilir. Bu sebeple cihaz kullanımına izin vermeniz daha sağlıklı olacaktır. Bu noktada çalışanlarınızın, firma içerisinde ki bilgisayar ve mobil cihazlar ile bağlantılarını kısıtlayabilirsiniz. İrili ufaklı bir çok güvenlik programı ile bu konuyu rahatlıkla çözümleyebilirsiniz.
2. Şifrelenmiş Veriler
Önemli verilerinizi kesinlikle şifrelemelisiniz. Olası hacklenme gibi konuların önüne rahatlıkla şifrelenmiş veriler ile geçebilirsiniz. Benim ofisime kim niye saldırsın diye düşünmeyin. Bilgisayarına yapılan saldırılar genellikle belirli bir program ile yapılır ve bu yüzden kimse sizi hedef almadan verilerinize ulaşıp onları çalabilir. Yoğun olarak kullanmış olduğunuz usb belleklerinizden bile virüs veya saldırıya uğramanız mümkün olabilir. verilerinizi windowsun sağlamış olduğu programlar veya özel olarak sadece veri şifreleme için hazırlanmış olan yazılımlar ile şifreleyebilirsiniz.
3. Etik Sınırlarınızın Farkına Varın
sosyal medyayı kullanmak tabi ki herkesin hakkı. Ancak şirketinizin özel bilgilerinin sosyal medya da veya internet üzerinden dolaşımına çok fazla izin vermeyin. Aksi taktirde müvekkilleriniz ile güven problemleri yaşayabilirsiniz. Müvekkil ve prestij kaybı size çok büyük zararlara yol açabilir.
4. Verilerinizi Sürekli Yedekleyin
Doğal afetler, çeşitli saldırılar, virüsler, kullanım hataları ve buna benzer bir çok sebepten ötürü bilgileriniz silinebilir. Bu sebeple özel ve önemli verilerinizi kısa periyotlar halinde yedeklemeyi unutmayın. Haftalık dahi olsa önemli verilerinizi kesinlikle yedekleyin. Bilgi kaybının sizlerde yaratabileceği zararı göz önüne getirdiğinizde, yedekleme için harcayacağınız zaman ve mailyet çok küçük kalacak.
5. İş Bitiminde Bilgisayarınızı Kapatmayı Unutmayın
Siz ofisten çıktıktan sonra, ofisinizde çalışmalar devam ediyor olabilir.Bilgisayarınızı kapatmadan çıktıktan sonra, tüm bilgilerinizi savunmasız bir şekilde bırakmış oluyorsunuz. Olası veri kaybı ve bilgi hırsızlığına davetiye çıkarmak pek sağlıklı bir durum değil. Ayrıca sürekli olarak açık bırakıp çıktığınız bilgisayar da kısa süre sonra çeşitli performans sorunları ile karşılaşmanız da çok yüksek bir olasılık. Bu yüzden mesai sonunda bilgisayarınızı 10 saniyenizi alacak bir işlem ile kapatmayı unutmayın.
6. Daha Güçlü Şifreler Kullanın
Dünya üzerinde bir çok isim yapmış firmanın bile basit olarak seçilmiş şifrelerden dolayı veri ve bilgi hırsızlığına mağruz kaldığını sizlerde duymuş olabilirsiniz ( Sony verilerinin çalınması, ünlü Hollywood starlarının iCloud hesaplarının hacklenmesi). Sony ve Apple gibi büyük firmalar hackerların, kullanıcıların tercih etmiş olduğu basit şifrelerden dolayı başarıya ulaştıklarını açıkladı. Bu yüzden özellikle Sony kullanıcı parolalarında belirli sınırlandırmalar getirdi. En az bir büyük harf, bir imleç (!'+&-/ ) gibi, bir rakam gibi ifadeleri parolanız içerisinde kullanmanızı şart koşuyor. sizlerde özellikle "1234" gibi parolalar kullananlar arasındaysanız, bugün ilk iş olarak parolalarınızı değiştirin. Olası güvenlik açıklarınızı basit yollar ile çözümleyin.
7. Web Sitenizi Geliştirin ve Hatta Bununlada Yetinmeyin
Çağımızın yeni vitrinleri artık bildiğiniz gibi web siteleri ve sosyal medya platformları oldu. Her ne kadar hala ülkemizde avukatların hukuk şirketi kurmaları ve reklam yayını yapmaları yasaklı olsa da en azında hangi hukuk dalında başarılı olduğu ve blog yazıları ile yeni müvekkillere ulaşmanız mümkün olabilir. Çeşitli sosyal platformaları da kullanarak daha fazla kişiye de ulaşabilirsiniz.
8. Herkese Uyan Bir Teknoloji Seçin
Örneğin, KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi kullanıcı sayısı ve iş hacmi ayırt etmeksizin her hukuk bürosunun ve departmanın kullanacağı tipte bir hukuk otomasyon sistemi. Bu tip yazılımları tercih etmeniz sonucunda hem çalışanlarınızın performansını arttırabilir hem de aranıza yeni katılacak olan arkadaşlarınızın kolay uyum sağlamasına yardımcı olabilirsiniz.
9. Çok Sık Kağıt Çıktısı Almayın
Artık teknoloji çağında yaşıyoruz. Gereksiz yere kağıt çoğalmanın hiç bir anlamı yok. Tüm bilgilerinizi sanal ortamda kullanabilir, çoğaltabilir ve ilgili yerlere gönderebilirsiniz. Bu yüzden gereksiz olarak kağıt israfı yapmayın.
10. Hala Faks Makinası mı Kullanıyorsunuz
Faks makinalarının kullanımı bir hayli azaldı. Müvekkillerinizden dolayı faks kullanıyor olabilirsiniz. Ancak unutmayın artık fakslarınızı bilgisayarlarınız ile gönderip alabilirsiniz. Ve bir çok program sayesinde (KolayFaks, KolayOfis) gelen fakslarınızı e-posta olarak da alabilirsiniz. Böylece ofis dışında olsanız bile gelen ve giden fakslarınızı kontrol edebilirsiniz.
Alıntıdır.
1. KCKG Politikasının Uygulanmaması
KCKG (Kendi Cihazını Kendin Getir), önüne geçilmesi çok kolay bir uygulama değil. Ancak kontrol altına rahatlıkla alınabilinir. Çalışanlarınızın büyük bir kısmı akıllı telefon sahibi ve bu akıllı telefonlar ile bir çok işlemi yapabilmekteler. Veri taşıma, kopyalama, çoğaltma ve yayma gibi özel bilgi ve sırlarınızı açığa çıkartabilecek seviyede cihazlara sahipler. İş ortamında kışılerin özel cihazlarını getirmemelerini ve iş ortamında kulllanmamalarını istemek çok etik bir davranış değil ve çalışanlarınızın performanslarını olumsuz yönde etkileyecek bir davranış olarak nitelendirilebilir. Bu sebeple cihaz kullanımına izin vermeniz daha sağlıklı olacaktır. Bu noktada çalışanlarınızın, firma içerisinde ki bilgisayar ve mobil cihazlar ile bağlantılarını kısıtlayabilirsiniz. İrili ufaklı bir çok güvenlik programı ile bu konuyu rahatlıkla çözümleyebilirsiniz.
2. Şifrelenmiş Veriler
Önemli verilerinizi kesinlikle şifrelemelisiniz. Olası hacklenme gibi konuların önüne rahatlıkla şifrelenmiş veriler ile geçebilirsiniz. Benim ofisime kim niye saldırsın diye düşünmeyin. Bilgisayarına yapılan saldırılar genellikle belirli bir program ile yapılır ve bu yüzden kimse sizi hedef almadan verilerinize ulaşıp onları çalabilir. Yoğun olarak kullanmış olduğunuz usb belleklerinizden bile virüs veya saldırıya uğramanız mümkün olabilir. verilerinizi windowsun sağlamış olduğu programlar veya özel olarak sadece veri şifreleme için hazırlanmış olan yazılımlar ile şifreleyebilirsiniz.
3. Etik Sınırlarınızın Farkına Varın
sosyal medyayı kullanmak tabi ki herkesin hakkı. Ancak şirketinizin özel bilgilerinin sosyal medya da veya internet üzerinden dolaşımına çok fazla izin vermeyin. Aksi taktirde müvekkilleriniz ile güven problemleri yaşayabilirsiniz. Müvekkil ve prestij kaybı size çok büyük zararlara yol açabilir.
4. Verilerinizi Sürekli Yedekleyin
Doğal afetler, çeşitli saldırılar, virüsler, kullanım hataları ve buna benzer bir çok sebepten ötürü bilgileriniz silinebilir. Bu sebeple özel ve önemli verilerinizi kısa periyotlar halinde yedeklemeyi unutmayın. Haftalık dahi olsa önemli verilerinizi kesinlikle yedekleyin. Bilgi kaybının sizlerde yaratabileceği zararı göz önüne getirdiğinizde, yedekleme için harcayacağınız zaman ve mailyet çok küçük kalacak.
5. İş Bitiminde Bilgisayarınızı Kapatmayı Unutmayın
Siz ofisten çıktıktan sonra, ofisinizde çalışmalar devam ediyor olabilir.Bilgisayarınızı kapatmadan çıktıktan sonra, tüm bilgilerinizi savunmasız bir şekilde bırakmış oluyorsunuz. Olası veri kaybı ve bilgi hırsızlığına davetiye çıkarmak pek sağlıklı bir durum değil. Ayrıca sürekli olarak açık bırakıp çıktığınız bilgisayar da kısa süre sonra çeşitli performans sorunları ile karşılaşmanız da çok yüksek bir olasılık. Bu yüzden mesai sonunda bilgisayarınızı 10 saniyenizi alacak bir işlem ile kapatmayı unutmayın.
6. Daha Güçlü Şifreler Kullanın
Dünya üzerinde bir çok isim yapmış firmanın bile basit olarak seçilmiş şifrelerden dolayı veri ve bilgi hırsızlığına mağruz kaldığını sizlerde duymuş olabilirsiniz ( Sony verilerinin çalınması, ünlü Hollywood starlarının iCloud hesaplarının hacklenmesi). Sony ve Apple gibi büyük firmalar hackerların, kullanıcıların tercih etmiş olduğu basit şifrelerden dolayı başarıya ulaştıklarını açıkladı. Bu yüzden özellikle Sony kullanıcı parolalarında belirli sınırlandırmalar getirdi. En az bir büyük harf, bir imleç (!'+&-/ ) gibi, bir rakam gibi ifadeleri parolanız içerisinde kullanmanızı şart koşuyor. sizlerde özellikle "1234" gibi parolalar kullananlar arasındaysanız, bugün ilk iş olarak parolalarınızı değiştirin. Olası güvenlik açıklarınızı basit yollar ile çözümleyin.
7. Web Sitenizi Geliştirin ve Hatta Bununlada Yetinmeyin
Çağımızın yeni vitrinleri artık bildiğiniz gibi web siteleri ve sosyal medya platformları oldu. Her ne kadar hala ülkemizde avukatların hukuk şirketi kurmaları ve reklam yayını yapmaları yasaklı olsa da en azında hangi hukuk dalında başarılı olduğu ve blog yazıları ile yeni müvekkillere ulaşmanız mümkün olabilir. Çeşitli sosyal platformaları da kullanarak daha fazla kişiye de ulaşabilirsiniz.
8. Herkese Uyan Bir Teknoloji Seçin
Örneğin, KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi kullanıcı sayısı ve iş hacmi ayırt etmeksizin her hukuk bürosunun ve departmanın kullanacağı tipte bir hukuk otomasyon sistemi. Bu tip yazılımları tercih etmeniz sonucunda hem çalışanlarınızın performansını arttırabilir hem de aranıza yeni katılacak olan arkadaşlarınızın kolay uyum sağlamasına yardımcı olabilirsiniz.
9. Çok Sık Kağıt Çıktısı Almayın
Artık teknoloji çağında yaşıyoruz. Gereksiz yere kağıt çoğalmanın hiç bir anlamı yok. Tüm bilgilerinizi sanal ortamda kullanabilir, çoğaltabilir ve ilgili yerlere gönderebilirsiniz. Bu yüzden gereksiz olarak kağıt israfı yapmayın.
10. Hala Faks Makinası mı Kullanıyorsunuz
Faks makinalarının kullanımı bir hayli azaldı. Müvekkillerinizden dolayı faks kullanıyor olabilirsiniz. Ancak unutmayın artık fakslarınızı bilgisayarlarınız ile gönderip alabilirsiniz. Ve bir çok program sayesinde (KolayFaks, KolayOfis) gelen fakslarınızı e-posta olarak da alabilirsiniz. Böylece ofis dışında olsanız bile gelen ve giden fakslarınızı kontrol edebilirsiniz.
Alıntıdır.