Karar defteri ve Yönetici belli değil

Annemin mal sahibi olduğu binaya yeni taşındım. Karar defterinin kimde olduğu belli değil. İki kişide olabileceğini söylüyor apartmandakiler. Zaten yönetici belli değil.
Asıl soru şu:
Nasıl baştan yönetici seçip karar defteri edinebiliriz. Yönetim planı 1989 yılında tapu'ya verilmiş. şimdi ilk defa veriliyormuş gibi mi hazırlayıp vermeliyiz.
onlarca konu okudum fakat anlamadığım noktalar var. diyelim ki toplandık yönetim planı oluşturup imzaladık.
Defteri noterde onaylatacağız peki;
Noterde yönetim planı için işlem yapmamız gerekiyor mu?
Tapuya yönetim planını kim götürecek?