Tebellüğ şekli

Merhabalar,
Ben şirketimiz içinde işleyen bir prosedürün doğru yapılıp yapılmadığını sormak için değerli görüşlerinizi bekliyorum.
Konu şudur: Terfi eden personel için bir tebliğ yazısı hazırlamaktayız.Kişi bu yazının orjinaline imza atıp tebellüğ ettim dedikten sonra yazı kendisinde kalmaktadır.Bizse imzasız şekilde olan orjinal yazının fotokopisinin üstüne tebellüğ ettim diyerek imzasını alıp arşivliyoruz.
Şu nokta bana mantıksız geliyor: biz boş kağıda bir imza alıp üstüne fotokopiden başka şeyler yazadabiliriz.Ya da eğer kopyası bizde kalacaksa fotokopinin üzerine atılmış imza ile orjinal üzerindeki imza aynı eş belge sayılmazlar diye düşünüyorum.
Onun için 2 tane orjinal yazı hazırlamak ve 2 yazıya da imza almak hukuki açıdan daha uygun değil midir?
Teşekkür ederim.