Kamu ihalelerinde teklif mektubunda şartnamede öngörülmeyen bir belgenin fazladan bulunması

Merhabalar hukuki.net'in değerli üyeleri.
4734 Sayılı Kamu ihale Kanununda öngörülmemiş bir hususun uygulamadaki hukuki sonuçları hakkında değerli fikirlerinizi almak amacıyla bu başlık açılmıştır.
Kamu ihalelerinde isteklilerin teklif mektuplarını oluştururken, şartnamede öngörülen belgelerin tamamının teklif zarflarında yer almaması durumunda söz konusu teklifin akıbetinin ne olacağı 4734 sayılı kanunda çeşitli maddelerde vurgulanmıştır.
Fakat gördüğüm kadarıyla ne kanunda ne de diğer normlarda, idarece ilan edilen ihaleye ilişkin şartnamede hazır edilmesi istenen belgelerin hepsinin, isteklinin sunacağı teklif zarfında bulunuyor olması ile birlikte, bu belgelere ilaveten, şartnamede öngörülmeyen başkaca bir belgenin de teklif zarfına konulmuş olması durumunda uygulanacak yöntem yer almamaktadır.
Şimdi sorunu bir pratik çalışma şeklinde ele alalım:
İstekli (A) tüzelkişisi, ilgili ihaleye, öngörülen tüm belgeleri ihtiva eden teklif mektubuyla katılmış, fakat şartnamede istenmeyen "alt yüklenici çalıştırmayacağına ilişkin taahhütünü içeren bir belgeyi" teklif zarfına eklemiştir. Netice de idare aptığı değerlendirme sonucu ihalenin (A)'ya bırakılmasına karar vermiş, fakat ihaleye iştirak eden bir diğer firma olan (B), adeta "burası Türkiye" diyerek hiçbir şekilde ulaşamayacağı teklif zarfına ulaşarak (A)'nın bu fazla belgesini bizzat tesbit etmiştir.
Sonuç olarak (B) firması:
1. Şartnamede yer almayan bir belgenin teklif mektubuna konmasının kanuna aykırı oldugunu ve bu nedenle (A)'nın ihaleden elenerek ihalenin ikinci en düşük teklifi veren firmaya bırakılması gerektiğini düşünmektedir.
2. Söz konusu belgede yer alan hususu, kendi teklifini oluştuurken gözönünde bulundursaydı daha düşük bir teklifle ihaleye katılacağını iddia etmektedir.
(B) bu gerekçelerle öncelikle idareye şikayet yoluna gitmeyi, netice alamaması durumunda ise Kamu İhale Kurumu'na itirazen şikayet başvurusunda bulunmayı düşünmektedir.
Yukarıda açıklanan böylesi bir durumda:
1. (A)'nın şartnamede istenmeyen bir belgeyi idareye sunmuş olması ihale sürecindeki akıbetini nasıl etkileyecektir?
2. (B) iddialarında haklı mıdır? idareye ve kuruma yapacağı başvurular her iki iddiası açısından ayrı ayrı nasıl değerlendirilecektir?
Değerli görüşleri paylaşacak olan üyelere şimdiden teşekkür ederim.

Alt yükleniciler

Madde 15 - İhale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde, ihale aşamasında isteklilerden alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işleri belirtmeleri, sözleşme imzalamadan önce de alt yüklenicilerin listesini idarenin onayına sunmaları istenebilir. Ancak bu durumda, alt yüklenicilerin yaptıkları işlerle ilgili sorumluluğu yüklenicinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Bu maddeye göre A firmasının teklifine fazladan eklediği belge, büsbütün gereksiz bir belge değildir.

Öte yandan, şartnamede yer almaması nedeniyle, tekliflerin değerlendirilmesinde, bir değer atfedilemeyeceği/atfedilmediği de açık olduğuna göre, B firmasının itirazının yerinde olmadığı düşünülebilir.

Ayrıca, teklif mektubuna istenenden fazla belgeler konulduğunda ne yapılacağı yönünde bir hüküm bulunmaması yasanın eksikliğidir.

Sayın kantaroncu,
değerli görüşlerinizi paylaştığınız için teşekkür ederim.
15. maddede bahsedilen alt yüklenici listesinin idareye bildirilmesi hususu ihale sonlandırılıp sözleşme aşamasına geçildiği safhada ihalenin bırakıldığı kişiye ait bir yükümlülüktür. Yani bu husus teklif mektubunda belirtilmeyecektir. Teklif mektubunda sadece alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri iş kalemlerini listelemek yeterli olacaktır.
Öte yandan bir isteklinin teklif mektubuna fazladan belge koymuş olması durumunda yasal düzenleme olmadığı gibi, ihale komisyonunca bu belgeye yada ilgili istekliye nasıl yaklaşacağı da belli değildir. Komisyon söz konusu belgenin içeriğinin teklif tutarına etkisini inceleyip, diğer isteklilerin tekliflerini hazırlamalarında bu belge içeriğinin haksız rekabet oluşturup oluşturmadığına ilişkin görüşü neticesinde, belgeyi zarftan alarak yırtıp atacak mıdır? yada firmayı bu belgeden ötürü eleyecek midir? Bu fazla belgeye ilişkin zabıt mı tutacaktır? belgeyi görmek birlikte yok mu sayacaktır? netice olarak fazladan eklenen belgenin gerekliliği ya da gereksizliğinin etkisi ne olacaktır?
Bu hususlarda gerek normlarda gerekse Kamu İhale Kurumu'nun yaklaşımında hiçbir hüküm ve teamülün bulunmayışının,
kamu alımlarında (bilhassa hizmet alımı ihalelerindeki düşük teklif sorgulaması kurumunun -olmayan- kriterleri de düşünüldüğünde) mevzuatımızın, çağın ticari gereklerinin neresine düştüğünü gözler önüne sermesi açısından çok
düşündürücü bir tablo teşkil ettiği açıktır.
İlgilenen ve görüşlerini paylaşan tüm kullanıcılara teşekkür ederim.

Kanaatim öncelikle komisyonun bu belgeyi tutanakla tespit etmesidir. Ancak şarnamede istenmeyen belgelerde var diye ilgilinin değerlendirme dışı bırakılmasının doğru olmayacağını düşünüyorum. Sadece bu fazlalık tutanakla belgelendirilecek ancak değerlendirme sırasında bu belge göz ardı edilecektir.

Bu güne kadar çok sayıda ihaleye iştirak ettim.Bahsettiğiniz belge olmadığı için eleneni gördüm ama fazladan belge koyduğu için eleneni ilk kez sizden duyuyorum.Şahsi fikrim bu durumun bir eleme sebebi olmaması yönündedir.

Sayın okur123,
kanaatinize katılıyorum fakat dikkat çekmek istediğim nokta bu gibi bir durumda komisyonun görevinin önceden belirlenmemiş olası. Komisyona fazla belgeyi zapta geçirme v.b. hiçbir görev yüklenmemiş.
Sayın şukufe, bahis konusu ihale şartnamesinde bu belgenin teklif zarfına eklenmesi istenmemiş ve B firması da bu nedenle eklememiş. Elbette istenmiş olmasına rağmen eklenmemesi elenme sebebi olacaktır ve eksik belge nedeniyle birkaç ihaleden bizzat elendiğim vâkidir.
Son beş yıldır ağırlıkla devlet ihalelerine girerek ticari hayatımı sürdüren bir hukuk fakültesi öğrencisi olarak, yakın geçmişte katıldığım bir ihalede yaşadığım hususla alakalı geliştirdiğim faraziyelerden oluşturdugum bu sorunda esasen dikkat çekmek istediğim nokta, kamu alımlarında idarenin görev ve yetkilerini düzenleyen mevzuatın yetersizliği ve boşluklarla dolu olduğu ve komisyonların da genelde bilgi donanımı açısından yetersiz olduguydu.
Bir istekli fazla belgeler veriyor, komisyonun önündeki tüm zarflarda mesela 20 belge varken birinde 23 belge var, fakat ne bir tutanak ne de başka birşey... Çünkü nasıl davranması gerektiğini komisyonda bilmiyor. (bu arada evet fazla belgeyi biz koyduk ve ihalede bizde kaldı:))
Öbür yanda rakip firma sonradan gidip teklif mektuplarını inceleyebiliyor ve fazla belge oldugunu görerek bunu idareye şikayet konusu yapabiliyor. Ve idare nereden biliyorsunuz rakibinizin teklif mektubunun içerigini diyemiyor çünkü bunu demesi gerektiğini bilmiyor.
Kamu alımları gibi gerçekten bıçak sırtı bir alanda bu denli boşluklar ve yetersizlikler olması fazlasıyla üzücü bir durum.
Konuya ilişkin fikirlerini sunan üyelere teşekkür ederim.

İdari şartnamede, alt yükleniciler ile ilgili 2 durum ortaya çıkabilir. 1- Alt yüklenici çalıştırılamaz. (Bir belge konmasına gerek yoktur,alt yüklenici çalıştırmayacagız diye bir belge koysa bile,fazla belge koydun diye elenemez, ihalede sadece eksik belgeden elenir.) 2- ALt yüklenici çalıştırılabilir,(bu durumda istekli alt yüklenici çalıştırmayı düşündüğü işlerin listesini teklif ekinde sunar)

Her iki durumda da, isteklinin "alt yüklenici çalıştırmayacağımı taahhüt ederim" şeklinde bir belge koyması elenme sebebi olamaz.