Apartman yöneticisiyim kat malikinden nasıl vekaletname alırım?

apartmanımızda yaşlı bir kat malikinin evinde torunu oturmaya başladı.Ev sahibi yaşlı olduğu için toplantılara gelemiyor.Hem toplantılara katılım hemde apartmanın aidat ve masraflarında kimi muhattap alacağımızı bilmek için nasıl bir vekaletname istemeliyim?Karşı taraf (dairede oturan torunu oluyor )herhangi bir masrafta bu daire benim değil ben ödemem demesini istemiyoruz apartman olarak.Önlemimizi şimdiden almak istedik.Almamız gereken vekaletname noterden mi olmalı yoksa asıl kat maliki " ...isimli şahıs apartmanın her türlü aidat ve masraflarından sorumludur.Beni temsilen toplantılara katılabilir"şeklinde kendisinin imzaladığı bir vekaletname verse hukuken geçerli olur mu?Saygılarımla